Chronologie des opérations
A réception d'un désir de parrainage (par le site web, par courrier électronique, par téléphone ou par contact direct) :
- Nous décidons avec le futur parrain/marraine de l’enfant à parrainer en fonction de plusieurs critères, parmi ceux-ci :
- les souhaits éventuels émis par le parrain ou la marraine (pays, garçon-fille, tranche d’âge ... etc.),
- La nature et l’urgence de l’aide à apporter à l’enfant et/ou à sa famille,
- la durée éventuelle d’attente de parrainage pour le filleul,
- …
La décision est toujours prise par l’association en très étroite concertation (souvent par téléphone) avec les futurs parrains / marraines et les structures locales qui entourent les enfants sur place.
- Lorsque la décision est prise : nous engageons d’abord le parrain à prendre connaissance des documents de base du « dossier de parrainage » disponibles sur le site web, notamment :
- Le document de présentation générale du parrainage;
- Charte du parrain;
- Les 2 engagements du parrain.
- Nous envoyons ensuite (si possible par courrier électronique) :
- Le RIB de l'association pour les démarches bancaires (mise en place des versements automatiques vers l’association le 5 du mois)
- La fiche « Enquête structure » qui décrit la structure locale qui entoure l’enfant ;
- La fiche « Enquête filleul » (... avec photo si possible) qui présente l’enfant et son entourage affectif ainsi que son cadre de vie (matériel et spirituel).
- Les données concernant ce parrainage sont alors entrées dans une base de données (confidentielle) et le parrainage se voit attribuer une référence de parrainage unique. Cette référence de parrainage est à rappeler dans toute correspondance avec l'association ou à destination du(de la) filleul(le). Elle est composée de :
CODE PAYS (2 Lettres) - CODE PARRAIN (3 Chiffres) / CODE FILLEUL (3 Chiffres)
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Suivi de l'opération (par l'Association Ecouter l'Enfant)
- Suivi financier/administratif :
- Suivi des versements bancaires périodiques en provenance du parrain
- Envoi périodique de fonds à l'étranger (base trimestrielle)
- Suivi de la correspondance éventuelle (traductions, envois, retours)
AU BOUT de TROIS ANS : le dossier de parrainage de chaque enfant est réactualisé avec l’aide des structures locales qui entourent l’enfant. Ce dossier est réétudié en étroite concertation avec le parrain ou la marraine. A l’issue de cet examen, si le parrainage garde toujours tout son sens, il est reconduit pour une nouvelle période maximale de trois années.
- Financier (utilisation des dons)
- Filleul et structure environnante : activités, évolutions ... etc ..
- Communication (par l'Association Écouter l'Enfant) :
- Lettre d'information publiée par l'association,
- Informations périodiques dans "Vous Serez Mes Témoins",
- Assemblée générale annuelle des parrains pour les bilans moral et financier,
- Présentations ponctuelles (voir onglet "actualités")
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